ระบบ Time Attendance คือ เครื่องมือสำหรับบันทึกเวลาการทำงานของพนักงาน เช่น เวลาเข้า-ออก เวลาพัก เวลาล่วงเวลา (OT) และการลางาน ซึ่งสามารถใช้งานได้ผ่านหลายช่องทาง เช่น เครื่องสแกนลายนิ้วมือ (Fingerprint), การจดจำใบหน้า (Face Recognition) โดยข้อมูลเวลาของพนักงาน จะถูกบันทึกและถูกส่งไปยัง
ระบบคำนวณเงินเดือน (Payroll) เพื่อนำไปใช้คำนวณเงินเดือน การลางาน การทำงานล่วงเวลา และการขาดงานให้โดยอัตโนมัติ ช่วยลดความผิดพลาดและเพิ่มความโปร่งใสในการจ่ายค่าจ้าง
แต่อย่างไรก็ตาม ก็คงปฏิเสธไม่ได้ว่า ในยุคที่เทคโนโลยีเข้ามามีบทบาทในทุกภาคส่วน ระบบ Time Attendance ไม่ได้เป็นเพียงเครื่องบันทึกเวลาเข้า-ออกของพนักงานอีกต่อไป แต่กลายเป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยให้การบริหารงานบุคคลเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ โปร่งใส และลดภาระงานด้าน HR ได้อีกด้วย
หากคุณกำลังมองหาระบบ Time Attendance ที่ตอบโจทย์ยุคดิจิทัล
ควรพิจารณา 10 ฟีเจอร์สำคัญต่อไปนี้
1. รองรับการบันทึกเวลาได้หลายรูปแบบ
พนักงานแต่ละองค์กรมีลักษณะการทำงานที่แตกต่างกัน แต่ละระบบจะมีช่องทางการลงเวลาที่แตกต่างกันและแต่ละองค์กรก็จะมีปัญหาการลงเวลาทำงานที่ไม่เหมือนกัน ดังนั้นระบบจึงควรรองรับการบันทึกเวลาที่หลากหลาย เพื่อรับข้อมูลเวลาให้เหมาะสมกับระบบการจัดการในองค์กร ตัวอย่าง ระบบการลงเวลาที่ Time Attendance รองรับ เช่น เครื่องสแกนลายนิ้วมือ (Fingerprint), การจดจำใบหน้า (Face Recognition), การลงเวลาออนไลน์ผ่านแอปมือถือ (Mobile Check-in)
2. รองรับการทำงานแบบ Remote และ Hybrid
ในยุคที่มีการทำงานจากที่บ้าน (Work from Home) หรือทำงานแบบ Hybrid ระบบควรสามารถบันทึกเวลาจากสถานที่ใดก็ได้ พร้อมฟังก์ชัน GPS Tracking เพื่อยืนยันตำแหน่งของพนักงาน
3. ระบบ Cloud-Based ใช้งานได้ทุกที่
ระบบที่ทำงานบน Cloud ช่วยให้ HR สามารถเข้าถึงข้อมูลจากทุกที่ ไม่ต้องพึ่ง server ภายในองค์กร ลดต้นทุนด้านไอที และสามารถเชื่อมต่อข้อมูลได้แบบ real time
4. การเชื่อมต่อกับระบบ Payroll อัตโนมัติ
ระบบควรสามารถเชื่อมต่อกับ โปรแกรมคำนวณเงินเดือน หรือ ระบบ Payroll ได้โดยอัตโนมัติ เพื่อลดข้อผิดพลาดจากการคำนวณชั่วโมงทำงาน ลาหยุด หรือโอที
5. คำนวณ OT เวลาทำงาน และวันหยุดอัตโนมัติ ได้ครบถ้วน
ฟีเจอร์ที่ช่วยคำนวณเวลาการทำงาน การขาดงาน ลางาน โอที การทำงานในวันหยุด และกะงานต่างๆ โดยอัตโนมัติ จะช่วยให้ HR ไม่ต้องคำนวณเอง ลดภาระ ลดเวลาการทำงานลดความยุ่งยาก รวมไปถึงลดปัญหาการร้องเรียนจากพนักงานหากเกิดความผิดพลาด
6. ระบบแจ้งเตือนและการอนุมัติผ่านมือถือ
ระบบควรมี Notification แจ้งเตือนเมื่อพนักงานขาดงาน ลืมลงเวลา หรือมีคำขอแก้ไขเวลาทำงาน อีกทั้งยังควรมีฟีเจอร์ให้หัวหน้างาน
อนุมัติการลาหรือปรับแก้เวลา (Approve Center) ได้จากแอปมือถือทันที
7. การตรวจจับการลงเวลาปลอม (Anti-Fraud)
ระบบที่มี AI ตรวจจับพฤติกรรม หรือจำกัดพื้นที่ลงเวลา (Geo-fencing) สามารถช่วยป้องกันการลงเวลาปลอม เช่น ให้เพื่อนลงเวลาแทน หรือบันทึกเวลาจากนอกสถานที่ทำงาน
8. Dashboard วิเคราะห์ข้อมูลและรายงานสรุป
HR และผู้บริหารควรสามารถดูรายงาน พฤติกรรมการทำงาน ของพนักงานผ่าน
ระบบ Dashboard ที่เข้าใจง่ายในรูปแบบกราฟ เช่น อัตราการมาสาย/ขาดงาน, ชั่วโมงการทำงานเฉลี่ย, การใช้โอทีและต้นทุนค่าแรง สามารถเข้าถึงข้อมูลได้อย่างรวดเร็วแบบ real-time และสามารถ Export to ในส่วนรายงานต่างๆ ได้ตามต้องการ เป็นไฟล์ Word, PDF, Excel พร้อมตรวจสอบได้
9. การรองรับหลายภาษาและหลายสาขา (Muti Company)
สำหรับองค์กรที่มีพนักงานหลายเชื้อชาติหรือมีหลายสาขา ระบบควรรองรับการทำงานหลายภาษา และสามารถจัดการข้อมูลของพนักงานในแต่ละสาขา ได้ในระบบเดียว และสามารถเพิ่มบริษัทในเครือ เพิ่มสาขาไม่จำกัด
10. ความปลอดภัยของข้อมูล (Data Security & PDPA Compliance)
ข้อมูลพนักงานถือเป็นข้อมูลสำคัญ ระบบควรมี การเข้ารหัสข้อมูล (Encryption), รองรับ PDPA/GDPR และสามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลได้ตามบทบาทของผู้ใช้
สรุป
การเลือก ระบบ Time Attendance ที่ดี ควรคำนึงถึงฟีเจอร์ที่ช่วยเพิ่มความสะดวก ลดข้อผิดพลาด และช่วยให้ HR จัดการข้อมูลพนักงานได้ง่ายขึ้น ระบบที่มีฟังก์ชันอัตโนมัติ เชื่อมต่อกับระบบอื่นได้ดี และมีความปลอดภัยสูง จะช่วยให้องค์กรบริหารเวลาและทรัพยากรบุคคลได้อย่างมีประสิทธิภาพ
หากคุณสนใจ Time Attendance ระบบลงเวลาทำงานพนักงาน จากโปรแกรมเงินเดือน myHRCloud สามารถทดลองใช้งานฟรีถึง 30 วัน สมัครเลย
